BLOG
事務ミスをなくすために
昨日は総務財政員会が開催され、継続事項として職員採用、報告事項としては市長の国連演説の件や不適切な事務処理、市庁舎の建て替えなどについての報告とそれに伴う質疑が開催されました。
私は引き続き不適切な事務についての質疑を
製造業を経験した私の感覚としてはミス自体を責めるのではなく、なぜ起きてしまうのか、という事に着眼して数カ月調査や様々な企業へのヒアリングを実施しており、個人的にはヒューマンエラーは完全になくすのは難しいが重大な事態になる前に未然防止が出来る体制構築が必要だと思っています
そもそもこの発端となった昨年夏の賞与に係る税金の納付時期を逸してしまったことも、多少時期のイレギュラーがあったとはいえ、毎年必ず起こる事務においてポップアップアラートやワーニングがないこと。
その後会計課の作業においてもエクセルで手打ちをする作業など、1万人の職員を抱える本市にとって事務の体制自体が適切かどうか疑問であり、様々な規模の企業様にもヒアリングをさせていただきましたが、事務において相当の効率化が出来るという指摘をされたところです
AIOCRやRPAも積極的に活用することが必要だと考えますが、それ以前にフォーマットの見直し等基本的なことで効率化されることも沢山あると考えています
また、ミスが起きた際、次に同じミスを繰り返さないためのスキーム作成にも疑問をもっています
答弁では、まずはミスが起きた各課が検討を行い。という枕から答弁がありました。
製造業に従事していた当時、私がミスをして不良品が出た場合、すぐに上司や技術部、時には設備を改良するエンジニアの方と一緒に現場で話し合いが行われて、どうやっても同じミスが起きないようにハード・ソフト両面から即座に議論され、経験不足でミスが多い私に沢山の先輩方がご指導くださいました
市役所事務に置き換えた場合、担当課の起案だけではなく、そのタイミングでコンプライアンス担当部署やデジタル関連の部署が現場で一緒に考える事が必要なのではないかと考え、少し長くなってしまいましたが質疑を行いました。
問題意識はこの数カ月議論を行い共有はできていると思っています
多少お金がかかっても、職員の方々がまずはミスが起きないハード・ソフト両面の構築と多忙化をデジタル化により軽減し、より強固なチェック体制の構築が必要だと思っており、その結果不納付加算税の時のような、本来市民サービスに活用されるべき税金の流出が防げる可能性が極めて上がるものと考えています
ミス自体を責めるのではなく、なぜこのようなことが起きてしまうのか、根本の原因をしっかりと議論し、市民サービスの向上に向けた仕事に職員の皆様がより多く従事できるよう議会側からしっかりと提案して参ります